Gemeenten zijn verplicht een apart overzicht van de kosten van de overhead op te nemen in de programmaverantwoording. Dat is afgesproken om de raad meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie. Wettelijk is het voldoende om alleen het totaalbedrag aan overhead op te nemen. In de programma's moeten alleen de kosten worden opgenomen van het primaire proces. De kosten moeten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken en activiteiten. Activiteiten die onder de overhead vallen, zijn grofweg in te delen in: ondersteunende afdelingen (zoals activiteiten van personeelszaken, facilitaire zaken, financiën) en ondersteunende personen op de taakvelden (zoals activiteiten van leidinggevenden, secretariaat).
Om te kunnen vaststellen welke kosten onder de overhead vallen, is de volgende definitie opgesteld: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.